damporadu.ru

Правила ділового листування

Ділове спілкування ніколи не обходиться без ділового листування. Особливо таке ведення справ актуально при вирішенні негайних проблем в короткі терміни, а особиста зустріч не передбачається. Але іноді неправильне текстове і смислове оформлення листа може поставити під питання доцільність співпраці. Сьогодні Мірсоветов розповість, як не зіткнутися з такою проблемою.

Ділове листування в сучасному світі є дуже важливим видом спілкування в середовищі комерційної і підприємницької діяльності. По суті, це листування в напівофіційному форматі серед підприємств різних галузей. Тим часом, діловий лист має бути написано бездоганно у всіх сенсах: від правопису і пунктуації до смислового навантаження. Пам`ятайте, в шкільні роки вчителі часто говорили: «Щоденник, це ваше обличчя»? Так ось, в ділових відносинах ваше обличчя - це без сумнівів, ділова кореспонденція. А щоб воно виглядало добре, слід ознайомитися або навіть завчити правила ділового етикету при листуванні.

Основні правила ділового листування

Відео: Правила етикету: ділове листування, електронна пошта

сучасна форма ділового спілкування склалася ще близько ста п`ятдесяти років тому в Англії. Саме звідти беруть свій початок правила етикету при складанні ділових листів. Тоді, через недотримання правил кореспонденції в світовому співтоваристві деякі країни навіть втрачали свій авторитет і престиж. Тому писарі суворо вивчали всі нововведення і приписи, щоб не помилитися при складанні ділового листа. І хоча сьогодні набагато легше дотримуватися правил орфографії і пунктуації завдяки глобальної комп`ютеризації, іноді можна зробити текст листа просто-напросто нечитабельним і незрозумілим. Тому робіть спілкування якомога простіше, але не переходите межу дозволеного. Якщо виклад всіх необхідних аспектів робить лист занадто перевантаженим термінами або просто з великим охопленням тим, краще напишіть ще одне, що уточнює лист. Оформіть його за такою, єдиної для всіх структурі:

  1. Найменування відправника.
  2. Дата написання.
  3. Контактні дані адресата.
  4. Вступ (тут коротко розкажіть про суть вашого звернення, вкажіть тему і мета листа. В ідеалі досить трьох-п`яти речень).
  5. Основна частина, де слід викласти всі аспекти, які ви хочете обговорити.
  6. Висновок (використовуйте в цій частині формулу ввічливості, тобто вираз ставлення до людини).
  7. Контакти відправника.
  8. Інші доповнення.

При написанні ділового листа найкраще використовувати редактор тексту Microsoft Word. Виберіть шрифт Times New Roman, 12-14 розмір і 1-2 пт міжрядковий інтервал, номер сторінки слід вказувати в нижньому правому куті. Як показує світова практика - це найоптимальніші текстові настройки для написання ділового листа. Не забудьте при відправленні роздрукованого примірника використовувати фірмову папір або хоча б логотип підприємства - це ваша візитна картка. Поставтеся до її оформлення дуже ретельно, адже таким нехитрим способом ви підкреслите свою авторитетність і індивідуальність. При міжнародній листуванні складати лист найкраще англійською мовою як найбільш оптимальному для всієї світової спільноти. Обов`язково дотримуйтеся ділового тону, особливо не використовуйте просторіччя, адже в деяких випадках їх можуть розцінити як мовну агресію. Залежно від ступеня вашого знайомства з адресатом застосовуйте в зверненні різні формації слів, які виражають ваше відношення до одержувача. Наприклад, «Шановний», «Поважний» або навіть «Дорогий». Якнайбільше розділяйте ділове лист на смислові абзаци, щоб зробити його якомога легше для сприйняття. Користуйтеся правилом: перший і останній абзац не більш п`яти рядків, інші - менше восьми. Ніколи в діловій кореспонденції:

  • не скорочувати слова, які йдуть разом зі зверненням до адресата (наприклад, «поч. фірми» замість «начальник фірми» - «ув.» замість «шановний») -
  • не звертайтеся в діловому листуванні на «ти», це не просто некоректно, а навіть вульгарно
  • не вживайте двозначні фрази і неточності, також уникайте перевантаженості «профессионализмами».


В кінці прописуйте подяки адресату, хоча б за те, що він прочитає ваше «творчість». Після отримання відповіді згідно ділового етикету ви повинні відписатися протягом десяти днів, якщо лист друковане, якщо електронне - не більше ніж, через 48 годин. Тому, якщо ви очікуєте відгуку на свою кореспонденцію, як можна частіше перевіряйте пошту, щоб не прогледіти відповідь.

Як зробити ділове лист найпривабливішим

Відео: Правила ділового листування по електронній пошті

Так, безсумнівно, по закінченню років, скільки існує кореспонденція, вже виробився стійкий ряд правил і норм етикету для написання ділового листа. Але, незважаючи на це, як показує досвід відомих дипломатів, зараз ефективність від написання ділової кореспонденції стала відходити від загальноприйнятих догматів. У зв`язку з цим виробилися нові правила ведення привабливою ділового листування. МірСовeтов вибрав найбільш цікаві та дієві з них.



Перше правило. «Тема». Перше, що кидається в очі, коли отримуєш лист - це його тема. Напевно, у кожного бувало, що отримавши на пошту, лист з позначкою «Rе:», «Комерційна пропозиція» і т. П. Ми просто закидали в папку спаму або видаляли, щоб не «миліло» очі. Також і кожен адресат комерційного листи, особливо при нестачі часу може закинути його «в топку». Саме тому приділіть особливу увагу формулюванні теми. Наприклад, замість «Проблеми» можна написати розгорнуто «Проблеми доставки запчастин на СТО» або замість «Пропозиція про співпрацю» - «Пропозиція розробки спільної рекламної кампанії» і ін. Адресат, навіть не відкриваючи листа, повинен бути готовий до запропонованого вами потоку інформації і визначати з першого погляду: корисно читати лист або це марна трата часу.

Відео: Електронне листування - правила етикету

Друге правило. «Привітання». Могли б ви уявити собі, що сидите в розкішному кабінеті, аналізуєте, наприклад, бізнес-план, і тут до вас вривається підлеглий без «здрастє-Досвіданія» кладе на стіл документи, розвертається і йде. Досить грубо, чи не так? Також сприймається і ділове лист, в якому немає вітання та особистого звернення. Тому намагайтеся завжди розташувати людину до себе при кореспонденції за допомогою ввічливого поводження: по імені-по батькові або просто по імені, з огляду на ваші міжособистісні відносини. Якщо такі дані вам невідомі, почніть лист з узагальнених слів. Чудово підійдуть звернення «Шановні колеги», «Шановні партнери», «Шановне керівництво компанії» та ін. Або просто почніть лист зі слів «Здрастуйте» або «Добрий день».

Відео: Електронне листування

Третє правило. «Структура». Буде дуже до речі, якщо лист ви почнете з пояснення, де і як ви познайомилися або розпочали співпрацю. Це розташує людини до вас і стане додатковим важелем прихильності до вас. Далі постарайтеся однією фразою сформулювати мету вашого листа. Якщо таких цілей багато, то краще розділити текст на більш дрібні пропозиції, щоб зробити його доступним для сприйняття. Постарайтеся в першому абзаці викласти всю головну думку листа узагальненої фразою, адже початок тексту сприймається набагато краще, ніж будь-які інші його частини. Також якщо у вас накопичилося до адресата дуже багато питань, розбийте їх по пунктам. В кінці листа висловіть надію на подальшу спільну роботу і вдячність до одержувача. І не забудьте залишити свої координати (ПІБ, назва компанії, посада та контакти).

Четверте правило «Файли». Погодьтеся, набагато цікавіше співпрацювати з людиною, який може розповісти про себе і свій роботі не тільки словесно, а й візуально керуючись лише діловим листуванням. Тому намагайтеся до ділового листування підготувати будь-яку навіть саму елементарну графічну презентацію. Багато часу на її виготовлення у вас не піде, зате який буде ефект. Також при додаванні доданих файлів не забувайте правильно їх підписувати. Наприклад, замість «Резюме» правильно «Іванов І.І. Резюме на вакансію Журналіста».

П`яте правило «Все до місця». Уважно стежте за методами власного самовираження. Наприклад, іноді в ділових кореспонденціях зустрічаються навіть «смайлики». З точки зору того ж поваги до адресата, вони є недоречними і їх вживання може викликати у вашого адресата неприязнь при спілкуванні з вами. Також не використовуйте експресивні і пестливі вирази. При оформленні ділового листа, головне - не перестарайтеся з його запоминаемостью, адже в пам`яті відкладається не тільки гарне, але і погане.

І нарешті, ми рекомендуємо починати кореспонденцію тільки тоді, коли в цьому є нагальна потреба. Пам`ятайте, головне правило ділового світу - не витрачайте час даремно.


Поділитися в соц мережах:

Увага, тільки СЬОГОДНІ!
Схожі
» » Правила ділового листування