Делегування повноважень

Важка доля керівника - тут успей, тут виріши, там зроби! «Як шкода, що в добі тільки 24 години!», - часто скаржиться вищестояще ланка. Та й кожен коли-небудь відчував таке почуття, що все встигнути зробити просто неможливо, хоч розірвись! Але для цього і придумана така важлива річ, як делегування повноважень, ну або просто передача завдань керівника підлеглим.

Хто і що делегує

Зазвичай делегує повноваження начальник або будь-вищестояще особа. В принципі, коли мама говорить доньці приготувати обід замість неї, це теж делегування. Часто ті, хто отримують нові завдання, не відчувають особливої радості від звалилися на них турбот. Але якщо керівник зможе правильно організувати процес передачі повноважень і надалі не пускати на самоплив виконання завдань, то обидві сторони залишаться задоволені.
В першу чергу, ми рекомендуємо керівникам обміркувати, які повноваження треба делегувати, а що доцільніше залишити для самостійного виконання. Ми наведемо ряд рекомендацій про те, що ж стоїть делегувати.

1. Рутинна робота. Негоже керівнику самостійно сортувати листи на відгуки, рекламу, пропозиції та запрошення. Для цього і набираються помічники і секретарі.
2. Спеціалізована робота. Кожен повинен займатися тим, чим вміє. І якщо начальник не в силах нормалізувати психологічну атмосферу в колективі, то краще передати цю задачу фахівця.
3. Приватні питання. Те, що можна вирішити без керівника, краще вирішувати без нього. Наприклад, як представляти проект на нараді (в формі доповіді або наочного матеріалу), кожен співробітник в змозі вирішити самостійно.
4. Підготовчі роботи зазвичай теж передоручаються, а керівник знайомиться тільки з кінцевим результатом і з ним уже й працює. Таким чином, начальник лише отримує список з іменами кращих клієнтів, або постачальників, або замовників, але сам він не бере участі в складанні такого переліку.
5. Делегування зазвичай підлягають довгострокові проекти, які не вимагають негайних рішень. У керівника і термінових питань досить. Ті питання, вирішення яких ще вимагає попередньої підготовки, збору матеріалів, складання планів і необхідних розрахунків, передаються для доопрацювання підлеглим.

При цьому не варто скидати на підлеглих рутинну роботу в повному її обсязі і нічого більше - так можна відбити будь-який інтерес до роботи в цілому. Одночасно корисно делегувати і частина завдань, в яких співробітники можуть проявити себе, будуть захоплені роботою, тим самим пробуджується почуття власної успішності, спроможності, проявляється ініціативність і прагнення до самостійності в прийнятті рішення. Але все ж окремі повноваження делегувати можна:

1. Встановлення цілей - це знаходиться тільки в компетенції керівника. Тільки керівну ланку може встановлювати цілі, виробляти політику організації, так як лише йому відомі довгострокові перспективні плани розвитку фірми, важливі моменти, на яких варто було б акцентувати увагу. Якщо ж рішення подібних питань передавати підлеглим, то існує ризик втратити основні аспекти. Та й не завжди співробітники можуть зрівнятися по своєму професіоналізму і досвіду з керівництвом, відповідно, можливі зайві помилки.
2. Завдання з високим ступенем ризику, незвичайні і термінові справи. Саме в таких питаннях делегування не потрібно, оскільки тут відповідальність за прийняття всіх рішень, навіть самих незначних, краще брати на себе. Це допоможе знизити ймовірність помилок. Плюс до всього, завжди якось спокійніше, коли знаєш, що все буде зроблено в найкращому вигляді, тому що ти сам особисто вирішив всі проблеми.

Далі важливо продумати інструкцію для співробітників, які будуть виконувати доручення. Такий інструктаж повинен містити:

• докладне пояснення суті завдання, тобто виділення конкретної мети діяльності та результати, які повинні бути надані по закінченню роботи-
• визначення форму звітності (доповідь, презентація) -
• визначення конкретних термінів здачі роботи-
• пояснення того, що на підлеглих покладається повна відповідальність за виконання завдання-
• визначення повноважень співробітників, які вони отримують на час виконання доручення (використання службового транспорту, використання будь-якої суми грошей) -
• пояснення того, яку винагороду очікує працівників в разі успішного виконання завдання-
• підбадьорення підлеглих, «слова напуття» для того, щоб співробітники відчували себе впевнено.

Відео: Делегування повноважень

Вибір співробітників для делегування

Звичайно ж, не кожен співробітник може прийняти на себе відповідальність за виконання доручення. Це одна з головних проблем, яка перешкоджає делегуванню повноважень. Відповідно, до питання вибору підлеглого для ефективної роботи потрібно підходити дуже ретельно. Ми пропонуємо деякі рекомендації, які допоможуть визначитися з характеристиками людей, мають можливості для найбільш успішного виконання завдання.
Для того щоб всі доручення були виконані якісно і в строк, потрібно, щоб вибрані підлеглі відповідали певним вимогам:

• у співробітника повинна бути відповідна кваліфікація, яка б дозволила виконати проект без помилок і досить швидко-
• необхідні не тільки знання в конкретній області, але і досвід виконання подібних завдань. Делегування повноважень передбачає і делегування відповідальності за підсумки роботи, а людина, що не має ніякого досвіду, розгубиться, ще не почавши працювати. Для новачків краще підбирати роботу в команді, де виділяється лідер, який може підказати і допомогти остальним-
• при виборі співробітників треба врахувати їх поточну зайнятість, і якщо людина вже виконує кілька проектів, краще підібрати когось іншого-
• обраний працівник повинен мати відповідні психологічні характеристики: стійкість до стресів, високу працездатність, самостійність, аналітичність, гнучкість поведінки-
• співробітник, в ідеалі, повинен мати інтерес до виконуваного завдання і бажання працювати.

Відео: МЕНЕДЖМЕНТ Делегування повноважень

Контроль за виконанням

Проте, навіть якщо керівнику вдалося визначити передані повноваження, розробити інструктаж, вибрати відповідних співробітників, йому необхідно постійно контролювати виконання роботи, щоб уникнути можливих недоліків, відхилення від плану. Таким чином, начальник виконує тут функцію контролю. Donlcc пропонує наступні напрямки діяльності керівника:

1. Важливо простежити за тим, щоб працівники не відкладали в довгу шухляду свої нові завдання, а приймалися за справу якомога швидше. Найкраще для цього визначити конкретні терміни для виконання доручення, попередивши про можливі наслідки в разі прострочення. Звичайно, не варто залякувати співробітників, необхідно лише проінформувати їх про те, що завдання важливо виконати в відведені часові рамки.
2. В процесі виконання співробітниками роботи необхідно координувати їх дії, адже кожен може щось не врахувати і упустити. Ви можете давати необхідні пояснення та рекомендації на кожному етапі роботи або зробити обов`язковим складанням звіту за результатами виконання кожного окремого завдання. Доцільним також буде попереднє складання співробітниками плану виконання доручених завдань.
3. Не забувайте стимулювати працівників. Можна пообіцяти премію або зайвий день відпустки, а, може, буде досить похвали. Наприклад, дослідження свідчать, що для вчителя вже великою радістю є просто вручення грамоти в присутності інших педагогів.
4. Обов`язкові консультації підлеглих. З одного боку, ви знаходитеся в курсі подій, а з іншого боку - співробітники відчувають вашу зацікавленість в роботі. Виберіть певний день тижня, призначте конкретний час, коли підлеглі зможуть звернутися до вас з усіма питаннями, що виникли. Таким чином, ви зможете допомогти підлеглим переступити через можливу невпевненість, боязкість при зверненні до начальства за порадою. У свою чергу, забезпечте для них гарантовані відповіді за всіма пунктами. На подібні консультації краще не шкодувати сил і часу, оскільки зростає ймовірність правильного виконання доручень. Співробітники також набираються досвіду для вирішення проблемних ситуацій.
5. Намагайтеся підтримувати зворотний зв`язок з людьми, давати оцінку виконанню завдань. Це буде направляти хід роботи і допоможе уникнути зайвих помилок. Реагуйте на всі можливі сигнали співробітників про виникаючі проблеми, сумнівах. Чи буде це заслужена похвала або критика, проведете ви консультацію для окремого підлеглого або нараду для всіх, вирішувати вам. Пам`ятайте, що жодне питання, скарга, утруднення або конфлікт не повинні залишитися без вашої уваги.
6. Важливо не допустити зворотного делегування повноважень вам або подальшого іншим співробітникам. Подібні дії внесуть зайву плутанину, і ніхто вже не зможе зрозуміти: хто ж відповідальний за виконувану роботу. Та й авторитет керівника легко підірвати, якщо підлеглі не виконують вказівки.

Відео: Управління Передача 3 Завдання керівника Постановка завдання Контроль Делегування повноважень

Керівнику можна також порадити наступне: детально пояснюйте співробітникам, що їм необхідно зробити, дайте точну інструкцію, визначте ступінь відповідальності працівника і його права. Потрібно забезпечити доступ працівників до необхідних ресурсів: інформаційним, технічним, людським. Якщо доручення дається відразу декільком людям, то вони повинні знати про це. І що не менш важливо, намагайтеся без вагомих причин не втручатися в робочий процес, дозвольте підлеглим проявити самостійність і ініціативність. У той же час, тримайте «руку на пульсі» і будьте готові прийти на допомогу! І не забувайте конструктивно хвалити і критикувати своїх співробітників.

За і проти делегування

На жаль, делегування повноважень досить рідко застосовується в діловій практиці, незважаючи на те, що в даному явищі можна знайти досить привабливих аспектів.
По-перше, делегування, безсумнівно, дозволяє керівнику розвантажитися від рутинної роботи з низьким ККД і звільнити час для вирішення більш термінових і важливих завдань. По-друге, делегування повноважень сприяє розкриттю здібностей підлеглих, стимулює ініціативність і активність співробітників. Також це є стимулом для підвищення своєї компетентності в різних областях, реалізації особистості в професійній сфері. Як відомо, професійний впевнений в собі співробітник з великим запасом знань і навичок - важлива умова ефективної та продуктивної роботи.


Причини досить неуважного ставлення до делегування криються зазвичай в його недооцінки, в недостатньому володінні технікою делегування. І найбільш важливий аспект - це особистісні особливості керівника, а точніше, його страхи. Начальник може боятися втратити авторитет, особливо якщо хтось із підлеглих вирішить завдання краще за нього самого. Часто присутні також побоювання втратити контроль над справою: мовляв, якщо не стежити за робочим процесом, то все піде криво і навскіс! Крім цього, керівник може сумніватися в здібностях і можливостях співробітників. Для працівників теж характерно безліч побоювань: боязнь критики, страх перед відповідальністю.


Всі ці проблеми не можна назвати нерозв`язними. Найголовніше - і керівництву, і підлеглим необхідно підвищувати свою кваліфікацію і професійну компетентність. Це необхідно і для продуктивної роботи, і для того, щоб підвищити впевненість у власних силах. Не менш важливою умовою ефективного делегування повноважень є і доброзичливі відносини в колективі, щоб ніхто не боявся висловлювати власну думку і проявляти ініціативу, а також для зниження до мінімуму ймовірності будь-яких саботажів, інтриг і пліток.

І на останок. Делегувати повноваження чи ні - особиста справа кожного керівника, який сам вирішує зручно це чи ні, підходить для даного типу діяльності або не дуже. Але багато менеджерів говорять так: «Успішний менеджер - це той, хто може легко передати свої обов`язки іншим без шкоди для роботи!».

Поділитися в соц мережах: