Як написати гарантійний лист: покрокова інструкція
Перш ніж приступити до покрокового складання гарантійного листа, давайте відповімо на два ключових питання:
- Що це за лист?
- В яких випадках його складають?
Складається такого роду документ при здійсненні операції, при прийнятті на роботу, при подачі документів в міграційну службу і т.д.
Якщо говорити простими словами, то це боргова розписка, обіцянку або гарантія того, що відправник виконає свої обіцянки, пов`язані з інтересами одержувача. Цей документ проходить через канцелярію, де враховується вся офіційна ділове листування.
Буває і так, що слово «гарантія» не використовується в документі, але в цілому по листуванню явно видно, що вона саме такого роду. Турбуватися може все що завгодно: терміни відвантаження, час поставки, оплата.
Іноді, такий лист вимагає одна зі сторін ділових відносин, якщо вона не впевнена в партнері. Воно може додаватися до основного договору у вигляді додаткового документа. В основному це лист підтверджує факт оплати.
Відео: Яндекс директ гарантійний лист
Пам`ятайте! Лист такого роду - це частина ділового листування і ні в якому разі не допускається застосування жаргону, слів і фраз, що не відносяться безпосередньо до справи. У кожному листі необхідно вміститися на одному аркуші формату А4.
реквізити
Справа в верхньому кутку необхідно вказувати П.І.Б. і посада отримувача. У протилежному кутку ставиться дата і номер вихідного листа.
Відео: Навчальний курс по Яндекс Директ Як скласти гарантійний лист Яндекс Директ
Основна частина
Тут відправник повинен коротко і ясно пояснити суть листа. Ця частина може починатися зі слів: «Прошу вас .......», «Оплату гарантуємо», «Справжнім (даними) документом гарантую ... ..». Далі необхідно вказати те, що саме ви гарантуєте. Або ж слово «гарантую» може бути замінено словом «підтверджую». Від цього суть листа не зміниться.
Якщо тема даного листа поставка товару, і ви гарантуєте оплату, то вам необхідно вказати № та від якого числа заявка, про яку йде мова. Потім обов`язково необхідно вказати № розрахункового рахунку, з якого ви зобов`язуєтеся здійснити оплату, повне найменування та адреса банку, де відкрито рахунок. І найголовніше - не забудьте вказати терміни оплати, дата пишеться прописом.
Далі йдуть штрафні санкції, які будуть застосовані в разі порушення зобов`язань, взятих на себе відправником листи.
Відео: Гарантійний лист для реєстрації ТОВ
висновок
У цій частині вказується П.І.Б. керівника організації, яка бере на себе зобов`язання і його підпис, а так само П.І.Б. головного бухгалтера і його підпис.
Поради
- Складати такий лист слід на простій і зрозумілій мові, простими словами, щоб потім не виникло непорозуміння через двоякого значення фраз.
- Якщо ви часто пишіть такого роду листи, то вам необхідно зробити для себе шаблон і потім постійно користуватися ним, щоб кожен раз не набирати його знову.
- Ви можете писати гарантійний лист докладніше, ніж в нашому прикладі. Але не забувайте, що весь документ повинен вміститися на одному аркуші.
- Не забувайте вказувати свій розрахунковий рахунок.
- Якщо одержувач потребує докладання додаткових документів до листа, то вам необхідно це зробити.
доставка
Якщо ситуація вимагає швидкої доставки листа, то ви можете відправити факс або ж відсканований оригінал з усіма підписами по електронній пошті. І одержувач буде використовувати копію, поки поштою не отримає оригінал документа.
Грамотно складений лист і своєчасне виконання узятих на себе зобов`язань створить вам хорошу репутацію. Ваші ділові партнеру співпрацюватимуть з вами на довгостроковій основі.
висновок
Найголовніше при написанні гарантійного листа - це переконливість! Правильно викладена суть справи це половина успіху.
На жаль, гарантійний лист не є сто процентною гарантією виконання всіх зобов`язань. І служить звичайної розпискою.
