Як закінчити ділове лист
Працівник будь сфери рано чи пізно стикається з проблемою написання ділового листа. Головне питання - як почати і, як закінчити? Багато сайтів пропонують основні правила і приклади, чомусь, приділяючи мало уваги завершальній частині документів.
Головні правила ділових листів
- Оформляючи лист, пам`ятайте, що висловлюєте не власний погляд, а виступаєте від імені юридичної особи (установи, організації або підприємства).
- Ви зобов`язані чітко уявити результати, яких потрібно досягти за допомогою цього листа, і ефективно використовувати всі можливості тексту.
- Чітко визначте план викладу, виділивши інформацію на вступ, основну частину або кінцівку.
- У вступі, після звернення, готуємо адресата до сприйняття. Це може бути короткий виклад подій, що зумовили виникнення документа. Основна частина містить виклад суті проблеми з необхідною аргументацією (пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти).
Частина кінцівки - додатки
Певні документи мають додатки, які доповнюють, роз`яснюють, або деталізують окремі питання. Про них обов`язково зазначають в кінці листа, відступаючи від останнього абзацу кілька рядків.
Способи оформлення додатків:
1) Додатки, про яких згадується в тексті, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 5 стор., В 3 прим.
2) Додатки, які не вказані в тексті, необхідно перерахувати, обов`язково вказавши назву, кількість сторінок в кожному додатку та кількість примірників.
Додаток: «Акт оцінки вартості незавершеного будівництва», на 2 стор., В 3 прим.
3) Іноді додатків кілька. Тоді вони перераховуються за назвами і нумеруються. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на ... стр.
Копії документів прикладіть до листа в тому порядку, в якому вони були пронумеровані в додатку.
Ввічливість і коректність - основа кінцівки
Є різні варіанти побудови кінцівки. Це залежить від того, про що говорилося в листі.
Найбільш вживані приклади завершення:
1) Повторити подяку, надану на початку або просто подякувати за допомогу:
Ще раз дякуємо Вам ...
Дозвольте ще раз подякувати Вам ...
Хочемо ще раз висловити свою щиру подяку ...
Спасибі за допомогу …
2) Висловити сподівання:
Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною ...
Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас ...
Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво ...
Сподіваюся, що незабаром зможу особисто зможу зустрітися з Вами ...
Сподіваюся отримати Ваш відповідь найближчим часом ...
3) Запевнення адресата (зазвичай, психологічно позитивно діє на адресата):
Запевняємо, що Ви цілком можете розраховувати на нашу підтримку ...
Ми будемо раді співпрацювати з вами ...
Був би радий співпрацювати з Вами і чекаю на Вашу відповідь ...
4) Прохання:
Просимо уважно ознайомитися з матеріалами і дати відповідь ...
Просимо Вас терміново повідомити ...
Просимо терміново вжити заходів щодо поліпшення ситуації ...
Прошу зателефонувати мені в будь-який зручний для Вас час ...
5) Повторення вже висловленого вибачення за незручності:
Ще раз прошу вибачення за заподіяні незручності ...
Щиро просимо вибачення за цю вимушену затримку з оплатою ...
прощання
1) В офіційному листуванні прощатися можна по-різному:
З повагою…
З повагою та найкращими побажаннями ...
З щирим до Вас повагою ...
Бажаємо успіхів.
2) Якщо ви добре знайомі з адресатом або успішно співпрацюєте з ним, то можете закінчити лист дружніми фразами (НЕ панібратськими):
Щиро Ваш…
З найкращими побажаннями…
З вдячністю та найкращими побажаннями.
Англійські особливості завершення листів
- Зазвичай закінчують офіційний лист так: Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours (Ваш) та підписом, вказуючи під нею ваше прізвище і посаду.
- Щоб не ставити вашого партнера в скрутне становище і не примушувати робити припущення щодо вашої статі, потрудіться написати своє ім`я повністю, тобто не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.
підпис
Чиновники підписують документи в межах своєї компетенції.
Реквізит «підпис» складається з найменування посади, ініціалів і прізвища особи, яка підписала документ.
Директор заводу «Мармур» (підпис) А.Б.Коваль
Документи, які полягають в установах, що діють за принципом єдиноначальності, підписує одне посадова особа (керівник, заступник або працівник, якому це доручено).
На документах колегіальних органів (протоколах, рішеннях) ставлять два підписи (голови і секретаря). Розпорядження підписує керівник.
Дві і більше підписи ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька людей:
- Грошово-фінансові документи підписують керівник установи та головний бухгалтер;
- угоди підписують представники договірних.
Підписи кількох осіб на документах розташовують один під одним в послідовності, відповідної службової ієрархії.
Директор (підпис) С.П.Антонюк
Головний бухгалтер (підпис) В.Т.Дудко
Якщо документ підписує кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи необхідно розташовувати на одному рівні.
Директор заводу «Луч» Директор заводу «Світло»
(Підпис) В.Р.Сахно (підпис) Л.П.Котов
печатка
На деяких документах, для закріплення юридичної сили, ставлять відбиток печатки: договору, укази, висновків, рецензії.Відбиток повинен захоплювати частину найменування посади та особистий підпис.
Дата
Дату ставлять нижче підпису ліворуч.
Офіційний лист датують днем його підписання або затвердження керівником установи.
Існує загальноприйнятий порядок датування:
- Елементи дати пишуть в одному рядку трьома парами арабських цифр в порядку послідовності: день, місяць, рік;
- якщо порядковий номер дня чи місяця є числом першого десятка (від 1 до 9), то перед ним ставлять нуль: 03.01.15.
- слово рік, скорочення г. не ставлять.
Корисні поради
- Після закінчення, перевірте лист на граматичні помилки і простежте, чи немає нічого зайвого.
- Дайте прочитати лист колезі або, якщо можливо, керівнику. Погляд з боку допоможе визначити недоліки, які могли б не помітити.
- Не забудьте вказати свій телефон / адреса електронної пошти. Це часто виявляється необхідним для швидкого вирішення проблеми, зазначеної в листі.
- Крім загальних універсальних вимог і правил оформлення, треба враховувати, що кожен вид документа має свої особливості оформлення.
Вдалих вам угод і бажаних відповідей!
