Які організаційні документи затверджуються керівником організації?
На будь-якому підприємстві є категорії документів, затвердження яких вимагає повноважень керівника. Це обумовлено їх найважливішою роллю в системі менеджменту фірми. Які організаційні документи затверджуються керівником організації в російській практиці управління підприємствами?
Дане питання ми можемо розглянути в таких аспектах:
- Що входить до переліку організаційних документів підприємства?
- Специфіка роботи з організаційними документами
Вивчимо їх докладніше.
Що входить до переліку організаційних документів підприємства?
До організаційних документів прийнято відносити джерела, які включають інформацію, що стосується нюансів установи фірми, її структури, специфіки комплектації кадрами та організації робочого часу. До таких зазвичай зараховуються:
- статут компанії;
- установчий договір;
- штатний розклад;
- посадові інструкції співробітників;
- правила трудового розпорядку.
Статут - документ, на підставі якого організація здійснює свою діяльність. Даний джерело використовується при державній реєстрації компанії. Його може заміняти установчий договір - у разі якщо мова йде про освіту товариства. Не слід, однак, плутати його з договором про заснування, який формують співвласники ТОВ (якщо власник ТОВ - один, то даний документ не потрібен), - це абсолютно різні джерела.
У посадових інструкціях фіксується правове становище спеціалістів, з якими організація укладає трудові договори. Підписуються вони не тільки керівником, але також і співробітниками фірми, що працюють на відповідних позиціях.
У штатному розкладі фіксується кадровий склад фірми. Основне призначення даного організаційного документа - нормування чисельності співробітників. У джерелі відображаються затверджені посади фахівців в компанії, принципи нарахування зарплати для них.
Відео: Інструмент управління або непотрібна бюрократія?
У правилах трудового розпорядку фіксуються норми, покликані оптимізувати виробничу дисципліну в організації і які регламентують порядок прийому фахівців на роботу і їх звільнення. У положеннях даного документа, як правило, визначається режим праці і відпочинку, а також міри відповідальності співробітників за порушення виробничої дисципліни.
Кожен із зазначених документів підлягає, таким чином, обов`язковому посвідченню керівником фірми. Вивчимо, як повинна здійснюватися робота з відповідними джерелами.
Специфіка роботи з організаційними документами
Організаційні документи можуть формуватися як з використанням фірмового бланка компанії, так і на чистому аркуші - за умови нанесення на нього необхідних реквізитів. На кожному джерелі повинна стояти дата, відповідна тій, коли він був затверджений - керівником фірми або, якщо це передбачено специфікою структури бізнесу, - вищестоящими органами управління.
Процедура затвердження документа керівником може здійснюватися за допомогою проставлення на ньому відповідних грифів або за допомогою формування додаткового розпорядження, що відображає той факт, що директор вводить той чи інший організаційний джерело в силу.
Існують певні вимоги до структури розглянутих документів. Так, важливо, щоб вони мали коректне найменування. Основний критерій тут - узгодження заголовка документа з його призначенням. Так, якщо це посадова інструкція, то в ній слід вказувати специфіку відповідної професійної позиції, для якої вона складається. Наприклад, «Посадова інструкція програміста».
Відео: Система управління охороною праці СУОП 26 06 2015
У структурі організаційних документів зазвичай присутній розділ «Загальні положення». У ньому повинні фіксуватися підстави для формування джерела, його призначення, сфера дії, а також відповідальність тих чи інших посадових осіб за порушення положень, прописаних у документі.
Ключові структурні елементи організаційних джерел - глави, пункти, а також підпункти. Перші повинні володіти назвами. Нумерувати їх прийнято римськими цифрами, а пункти і підпункти - арабськими.
Одного разу підписаний керівником фірми організаційний документ в загальному випадку не має обмежень по терміну дії. Він зберігає актуальність до тих пір, поки не буде скасовано окремим розпорядженням або замінений новим джерелом. Разом з тим організаційні документи в корпораціях допустимо коригувати або доповнювати.
