Як зробити опис документів?
У процесі діловодства на підприємстві може виникнути необхідність в тому, щоб той чи інший співробітник або менеджер сформував опис документів. Які правила її складання? Як зробити опис документів найбільш коректним чином?
Ми можемо вивчити дане питання в таких аспектах:
Почнемо з першого пункту.
Загальні вимоги до складання опису
Складання опису документів - процедура, знайома, ймовірно, кожному досвідченому російському документоведу, секретарю, фахівця з кадрів або, наприклад, бухгалтеру. Однак в РФ є дуже небагато офіційних джерел права, де прописувалися б критерії, яких слід дотримуватися співробітнику підприємства при роботі з джерелами в відповідному форматі.
В основному це відомчі правові акти - такі як, наприклад, Наказ ФМС Росії № 218 від 23 квітня 2013 року, в якому містяться методичні рекомендації щодо складання описів справ (ознайомитися з ним можна тут - https://garant.ru/products/ipo/prime/doc/70453442/#41). Багато підприємств виробляють внутрішньокорпоративні критерії, часто несхожі з тими, що включені в правові акти, подібні Наказу № 218 (це можливо, оскільки їх юридична сила поширюється тільки на конкретні відомства).
Відео: Документи в АРХІВ на довгі роки зберігання! (Інструкція)
Однак в практиці російського документообігу все ж склався певний набір принципів і норм, дотримуватися яких рекомендується співробітникам при складанні описів джерел. Базуються вони в значній мірі на документі, відомому як «Основні правила роботи архівів організацій». Він був схвалений Росархивом 6 лютого 2002 року. Ознайомитися з ними в частині критеріїв, що стосуються складання описів, можна тут - https://consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Даний джерело не носить характеру закону, але активно задіюється на практиці. Також сюди часто доповнюються рекомендаціями експертів в області документообігу. Деякі юристи, до слова, вважають сукупність відповідних норм яскравим прикладом ділового звичаю.
Як правильно зробити опис документів відповідно до зазначеного джерелом, що затверджений Росархивом, а також практичними рекомендаціями експертів? Бажано дотримуватися наведеного алгоритму:
- оформляти документ слід на фірмовому бланку (якщо такий відсутній, потрібно, щоб на сторінці хоча б відображалося назва компанії);
- на сторінці опису повинен бути заголовок, що відображає специфіку документів, які включаються до відповідного переліку;
- відомості про джерела, що вносяться до опису, потрібно оформляти у вигляді таблиці (в її структурі повинні бути присутніми щонайменше такі стовпці, як порядковий номер, назва документа і кількість аркушів, а при необхідності - крайні дати, термін зберігання, примітки);
- нижче таблиці слід відображати інформацію про кількість одиничних документів або груп таких (наприклад, справ), які вносяться до опису;
- відповідний лист з переліком джерел повинен бути завірений підписами директора фірми, а також фахівців, що відповідають за правильність його складання, - наприклад, начальника відділу кадрів;
- необхідно зафіксувати дату складання опису;
- допустимість проставлення літерних номерів (що містять букву праворуч від цифри порядкового номера, що збігається з тією, що відноситься до попереднього документу за списком, - ставляться при неможливості визначити фактичний порядковий номер поточного джерела) слід погоджувати з вищестоящими структурами - наприклад, якщо мова йде про документообіг в державному відомстві.
Опис повинна бути оформлена в 2 примірниках. Перший в будь-якому випадку залишається в архівах компанії, другий при необхідності направляється в інші організації - партнерські, перевіряючі або зацікавлені іншим чином в перевірці відповідного переліку документів.
різновиди описів
Отже, теоретичний аспект складання описів ми досліджували. Вивчимо тепер деякі практичні приклади формування документів.
Відео: Обробка "Заповнення опису вихідних документів для податкових органів"
У практиці російського діловодства можна умовно виділити 3 типи описів:
- супровідну (використовується при передачі документів з однієї організації в іншу);
- внутрішню (включає докладні відомості про документи, об`єднаних в групу - наприклад, в одну справу);
- архівну (передбачає передачу комплекту документів або їх груп - як варіант, справ - в архів організації).
Вивчимо їх специфіку.
Відео: Як провести інвентаризацію основних засобів в 1С Бухгалтерія 8 редакція 3 0
Зразок заповненої супровідній опису може виглядати так:
Розглянутий документ доповнює, таким чином, джерела, які направляються роботодавцем в ПФР і включають відомості про суми виплат, нагороджень і внесків.
Форма внутрішнього опису може виглядати так:
Передбачається, що в ній будуть представлені докладні відомості про кожний документ, включеному в групу джерел, які об`єднані по будь-якою ознакою.
Форма архівного опису може виглядати так:
Відео: Бухгалтерські послуги. Секрети формування особистих справ
В принципі, її структура може бути дуже схожою з тією, що характеризує внутрішній опис. Однак у розглянутий документ, як правило, допускається включення груп джерел - наприклад, справ. У внутрішньому описі, в свою чергу, передбачається гранична конкретизація документів.
