Обов`язки особистого помічника керівника
Відео: Персональний асистент. Особистий помічник. Як грамотно побудувати кар`єру?
Мабуть, жоден сучасний директор, керівник, начальник вже не уявляє своє робоче життя без особистого секретаря. Грамотний і відповідальний секретар стає «правою рукою» шефа, гарантом того, що ви завжди встигнете вчасно, нічого не забудете, і завжди будете тримати руку на пульсі. Погодьтеся, це дуже важливо в шаленому ритмі сучасного життя.Мабуть, жоден сучасний директор, керівник, начальник вже не уявляє своє робоче життя без особистого секретаря. По-перше, мати помічника дуже престижно. По-друге, дійсно грамотний і відповідальний секретар стає «правою рукою» шефа, незамінною людиною на підприємстві і, що найголовніше, гарантом того, що ви завжди встигнете вчасно, нічого не забудете, і завжди будете тримати руку на пульсі. Погодьтеся, це дуже важливо в шаленому ритмі сучасного життя. Ну і, нарешті, на секретаря завжди можна перенаправити небажаний телефонний дзвінок, доручити помічникові спілкування з неприємним клієнтом або попросити референта організувати приватне торжество. Дуже зручно, чи не так?
Як ви помітили, одного і того ж офісного працівника можна називати по-різному. Чи змінюється суть виконуваних обов`язків від того, як звучить посаду? Давайте розберемося.
словом «секретар»Позначають посаду людину, яку наймає окрема особа або компанія для ведення діловодства, допомоги в роботі з кореспонденцією, організації зустрічей і заходів, виконання особистих розпоряджень керівника, прийому телефонних дзвінків і т.п. Загалом, секретар - дуже багатогранний і узагальнюючий термін, що включає в себе багато можливі посадові обов`язки. Тому останнім часом стало загальноприйнятим використання таких понять як секретар-референт і офіс-менеджер.
В обов`язки референта зазвичай входять: ведення телефонних переговорів, ділової переписки, організація відряджень керівника, контроль документів, прийом відвідувачів, формування справ, робота з офісною технікою. За великим рахунком, секретар-референт - це технічний виконавець. Ось чому на цю посаду часто беруть здобувачів без вищої освіти, особливих навичок і навіть без досвіду роботи.
А ось для роботи офіс-менеджером потрібні особливі знання, наприклад, в області діловодства та документознавства. Обов`язки такого секретаря набагато ширше, ніж обов`язки референта.
Особистий помічник повинен володіти ще більш глибокими навичками, особистісними і професійними якостями, адже помічники - це ті люди, які пам`ятають все і завжди, від яких залежить успіх ділової зустрічі керівника або святкування ювілею, і які супроводжують свого шефа практично завжди і всюди.
До речі, варто відзначити той факт, що в трудових книжках (за умови офіційного працевлаштування, природно) рідко роблять записи «помічник керівника» або «референт». Найчастіше подібна посаду записується як «секретар керівника».
Якщо ви шукайте роботу секретаря, слід знати хоча б основні вимоги, які роботодавці висувають до претендентів. Звичайно ж, кожен окремий випадок відрізняється масою нюансів, та й кожен керівник бачить свого секретаря в особливому світі. Для кого-то зовсім неважливо наявність вищої освіти, інші начальники ставлять в основу знання іноземних мов, деяким важливо лише, яку каву варить секретар або як він (вона) виглядає. До речі, ось що важливо знати. Роботодавець може довго і старанно розповідати вам про те, що йому потрібно від секретаря і чим ви будете займатися, тільки ось читачам МірCoветoв не варто звертати на ці мови уваги. Повірте, на ваші плечі буде покладено безліч обов`язків, набагато більше, ніж описано в посадовій інструкції і чим вам розповіли на співбесіді. Робиться це для того, щоб не злякати потенційного працівника. Розрахунок робиться на те, що в процесі роботи вам буде простіше «підкинути» нову обов`язок або покласти на вас виконання особливих доручень (жоден начальник не скаже вам на співбесіді, що ви повинні будете нагадувати йому дати народження його дружини і коханок, але на практиці буде саме так).
Отже, основні вимоги. Я влаштовувалася на посаду секретаря двічі, і обидва рази вони були дуже схожими:
Коли я закінчила університет, у мене не було ні досвіду роботи, ні впевненості в тому, що я швидко зможу влаштуватися хоч в якусь фірму. Тому коли я зателефонувала першого ліпшого оголошенню з текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольний комбінат» і мене відразу ж запросили на співбесіду, я була вкрай здивована. Ще більше я здивувалася, коли після співбесіди мені запропонували вийти на роботу в цей же день. Природно, я погодилася. Зарплата мене, вчорашню студентку, влаштовувала, директор мені сподобався, та й робота здавалася незапорошеною. Багато що було для мене новим, багато я не знала і доводилося вчитися на власних помилках, адже допомогти і підказати було нікому. Я була дуже вдячна колективу і директору за те, що вони з розумінням поставилися до моїх прорахунків і не судили строго за помилки і недоробки. В принципі, з усіма основними обов`язками я справлялася на «відмінно»: переговори, ділове листування, оформлення посвідчень про відрядження, прийом гостей, робота з офісною технікою, чай-кава директору і його гостям. Загалом, ніяких екстремальних доручень я не виконувала, кадровими питаннями не займалася, йшла з роботи за розкладом і мала законний годину на обід. Поступово я стала відкривати для себе «закулісся» життя вищих посадових осіб підприємства. Поваги я домоглася виключно своїми вчинками, хоча не приховую, були і такі колеги, які просто соромилися сказати мені щось зайве або образливе, адже я була найближчою до шефа, а його все боялися.
Секретарем директора я пропрацювала майже рік, після чого мене підвищили в посаді і перевели в інший відділ. Йдучи з поста секретаря, я вміла дуже багато і була впевнена, що якщо доведеться починати все спочатку, у мене є досвід і багаж знань. Резюме з вказаною посадою секретаря керівника, розісланий через кілька років в мережі інтернет, зробило свою справу і мене запросили на роботу особистим помічником директора у велику комерційну структуру. Мій досвід роботи і володіння іноземними мовами стали головним критерієм моєї перемоги в конкурсі на зайняття вакантного місця.
Як я і очікувала, посаду особистого помічника кардинально відрізнялася від посади звичайного секретаря. Мені не довелося відповідати на загальні дзвінки, робити шефу чай, ксерокопіювати документи або підписувати конверти для відправки кореспонденції, ніж я звикла займатися на заводі. Мене відразу ж «занурили» з головою в особисте життя начальника, в організацію всіх його зустрічей і заходів, виконання особливих доручень (наприклад, підібрати подарунок на ювілей його друга або повідомити колезі погану новину). Мій розмірений життєвий графік кардинально змінився. Працювати доводилося по 10 годин на добу без обіду і перерв на каву. У передсвяткові дні сидіти в офісі допізна, підписуючи листівки, вважалося нормальним, а робота у вихідні дні - природним процесом. Я супроводжувала директора на заходах, організовувала його поїздки за кордон, Ділові перемовини з партнерами, купувала-продавала, шукала інформацію в інтернеті, займалася сотнею дурних звітів. Найголовніше - я підбудовувалася під постійно мінливий настрій шефа, а щоб уникнути його гніву намагалася зробити свою роботу максимально швидко, якісно і ідеально. У мене відмінно виходило організовувати, і мене постійно просили що-небудь організувати. Я була перекладачем, коли до шефа приїжджали іноземні партнери. Загалом, чого я тільки не робила на посаді особистого помічника. Зараз згадую це місце роботи з вдячністю, не дивлячись на всі нерви, дрібні неприємності і докори. Це була справжня школа життя, яка мене остаточно розкріпачила, навчила спілкуватися з людьми різних рівнів і рангів, дала безцінний багаж знань і умінь.
Порівнюючи два місця роботи, дві посади можу з упевненістю сказати: бути звичайним секретарем - нудно і рутинно (хоча кожному своє, звичайно), бути помічником керівника - цікаво, пізнавально, корисно. Після тієї школи, яку я «закінчила», я з легкістю пішла на підвищення, мені стали пропонувати цікаві посади, запрошували в чудові проекти. Працюючи звичайним секретарем, я ніколи не отримувала тих позитивних емоцій, які супроводжували мене впродовж всієї моєї роботи помічником директора. Я вважаю, що я не дарма пройшла цей шлях від початку і до кінця, відшліфувавши всі свої початкові знання і зміцнивши нові навички. Я знайшла себе, я стала незамінною людиною, я заслужила повагу колективу та начальника. Воно того варте, правда.
Секретар, референт, офіс-менеджер, особистий помічник: спільне та відмінне
Як ви помітили, одного і того ж офісного працівника можна називати по-різному. Чи змінюється суть виконуваних обов`язків від того, як звучить посаду? Давайте розберемося.словом «секретар»Позначають посаду людину, яку наймає окрема особа або компанія для ведення діловодства, допомоги в роботі з кореспонденцією, організації зустрічей і заходів, виконання особистих розпоряджень керівника, прийому телефонних дзвінків і т.п. Загалом, секретар - дуже багатогранний і узагальнюючий термін, що включає в себе багато можливі посадові обов`язки. Тому останнім часом стало загальноприйнятим використання таких понять як секретар-референт і офіс-менеджер.
В обов`язки референта зазвичай входять: ведення телефонних переговорів, ділової переписки, організація відряджень керівника, контроль документів, прийом відвідувачів, формування справ, робота з офісною технікою. За великим рахунком, секретар-референт - це технічний виконавець. Ось чому на цю посаду часто беруть здобувачів без вищої освіти, особливих навичок і навіть без досвіду роботи.
А ось для роботи офіс-менеджером потрібні особливі знання, наприклад, в області діловодства та документознавства. Обов`язки такого секретаря набагато ширше, ніж обов`язки референта.
Особистий помічник повинен володіти ще більш глибокими навичками, особистісними і професійними якостями, адже помічники - це ті люди, які пам`ятають все і завжди, від яких залежить успіх ділової зустрічі керівника або святкування ювілею, і які супроводжують свого шефа практично завжди і всюди.
До речі, варто відзначити той факт, що в трудових книжках (за умови офіційного працевлаштування, природно) рідко роблять записи «помічник керівника» або «референт». Найчастіше подібна посаду записується як «секретар керівника».
Які вимоги пред`являються до потенційних секретарям?
Якщо ви шукайте роботу секретаря, слід знати хоча б основні вимоги, які роботодавці висувають до претендентів. Звичайно ж, кожен окремий випадок відрізняється масою нюансів, та й кожен керівник бачить свого секретаря в особливому світі. Для кого-то зовсім неважливо наявність вищої освіти, інші начальники ставлять в основу знання іноземних мов, деяким важливо лише, яку каву варить секретар або як він (вона) виглядає. До речі, ось що важливо знати. Роботодавець може довго і старанно розповідати вам про те, що йому потрібно від секретаря і чим ви будете займатися, тільки ось читачам МірCoветoв не варто звертати на ці мови уваги. Повірте, на ваші плечі буде покладено безліч обов`язків, набагато більше, ніж описано в посадовій інструкції і чим вам розповіли на співбесіді. Робиться це для того, щоб не злякати потенційного працівника. Розрахунок робиться на те, що в процесі роботи вам буде простіше «підкинути» нову обов`язок або покласти на вас виконання особливих доручень (жоден начальник не скаже вам на співбесіді, що ви повинні будете нагадувати йому дати народження його дружини і коханок, але на практиці буде саме так). Отже, основні вимоги. Я влаштовувалася на посаду секретаря двічі, і обидва рази вони були дуже схожими:
- закінчену вищу освіту (ну якого керівнику сподобається, що його помічник буде відлучатися на сесії в самий невідповідний момент?) -
- досвід роботи (необов`язково, але вкрай бажано) -
- приємна зовнішність-
- вміння працювати з офісною технікою, знання комп`ютерних програм, навички роботи в інтернеті-
- комунікабельність, грамотна мова, вміння викладати свої думки в усній і письмовій формі-
- володіння одним або декількома іноземними язикамі-
- вік від 18 до 35 років-
- самоорганізація, відповідальний підхід до виконання поставлених завдань, бажання учіться-
- можливість працювати не нормований (отже, «сімейні» жінки, які претендують на посаду секретаря, роботодавців рідко цікавлять).
Відео: Дистанційна робота. Особистий помічник інфобізнесмена
Як я вже говорила, це дуже узагальнений список вимог до потенційного референту і у кожного роботодавця він свій. Ніколи не варто відмовлятися від співбесіди, якщо в цьому списку ви побачите якийсь пункт, в якому ви не дуже сильні. Повірте, ваші інші достоїнства швидко перекриють всі ваші слабкі сторони.Історія моєї кар`єри
Коли я закінчила університет, у мене не було ні досвіду роботи, ні впевненості в тому, що я швидко зможу влаштуватися хоч в якусь фірму. Тому коли я зателефонувала першого ліпшого оголошенню з текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольний комбінат» і мене відразу ж запросили на співбесіду, я була вкрай здивована. Ще більше я здивувалася, коли після співбесіди мені запропонували вийти на роботу в цей же день. Природно, я погодилася. Зарплата мене, вчорашню студентку, влаштовувала, директор мені сподобався, та й робота здавалася незапорошеною. Багато що було для мене новим, багато я не знала і доводилося вчитися на власних помилках, адже допомогти і підказати було нікому. Я була дуже вдячна колективу і директору за те, що вони з розумінням поставилися до моїх прорахунків і не судили строго за помилки і недоробки. В принципі, з усіма основними обов`язками я справлялася на «відмінно»: переговори, ділове листування, оформлення посвідчень про відрядження, прийом гостей, робота з офісною технікою, чай-кава директору і його гостям. Загалом, ніяких екстремальних доручень я не виконувала, кадровими питаннями не займалася, йшла з роботи за розкладом і мала законний годину на обід. Поступово я стала відкривати для себе «закулісся» життя вищих посадових осіб підприємства. Поваги я домоглася виключно своїми вчинками, хоча не приховую, були і такі колеги, які просто соромилися сказати мені щось зайве або образливе, адже я була найближчою до шефа, а його все боялися. Секретарем директора я пропрацювала майже рік, після чого мене підвищили в посаді і перевели в інший відділ. Йдучи з поста секретаря, я вміла дуже багато і була впевнена, що якщо доведеться починати все спочатку, у мене є досвід і багаж знань. Резюме з вказаною посадою секретаря керівника, розісланий через кілька років в мережі інтернет, зробило свою справу і мене запросили на роботу особистим помічником директора у велику комерційну структуру. Мій досвід роботи і володіння іноземними мовами стали головним критерієм моєї перемоги в конкурсі на зайняття вакантного місця.
Як я і очікувала, посаду особистого помічника кардинально відрізнялася від посади звичайного секретаря. Мені не довелося відповідати на загальні дзвінки, робити шефу чай, ксерокопіювати документи або підписувати конверти для відправки кореспонденції, ніж я звикла займатися на заводі. Мене відразу ж «занурили» з головою в особисте життя начальника, в організацію всіх його зустрічей і заходів, виконання особливих доручень (наприклад, підібрати подарунок на ювілей його друга або повідомити колезі погану новину). Мій розмірений життєвий графік кардинально змінився. Працювати доводилося по 10 годин на добу без обіду і перерв на каву. У передсвяткові дні сидіти в офісі допізна, підписуючи листівки, вважалося нормальним, а робота у вихідні дні - природним процесом. Я супроводжувала директора на заходах, організовувала його поїздки за кордон, Ділові перемовини з партнерами, купувала-продавала, шукала інформацію в інтернеті, займалася сотнею дурних звітів. Найголовніше - я підбудовувалася під постійно мінливий настрій шефа, а щоб уникнути його гніву намагалася зробити свою роботу максимально швидко, якісно і ідеально. У мене відмінно виходило організовувати, і мене постійно просили що-небудь організувати. Я була перекладачем, коли до шефа приїжджали іноземні партнери. Загалом, чого я тільки не робила на посаді особистого помічника. Зараз згадую це місце роботи з вдячністю, не дивлячись на всі нерви, дрібні неприємності і докори. Це була справжня школа життя, яка мене остаточно розкріпачила, навчила спілкуватися з людьми різних рівнів і рангів, дала безцінний багаж знань і умінь.
Порівнюючи два місця роботи, дві посади можу з упевненістю сказати: бути звичайним секретарем - нудно і рутинно (хоча кожному своє, звичайно), бути помічником керівника - цікаво, пізнавально, корисно. Після тієї школи, яку я «закінчила», я з легкістю пішла на підвищення, мені стали пропонувати цікаві посади, запрошували в чудові проекти. Працюючи звичайним секретарем, я ніколи не отримувала тих позитивних емоцій, які супроводжували мене впродовж всієї моєї роботи помічником директора. Я вважаю, що я не дарма пройшла цей шлях від початку і до кінця, відшліфувавши всі свої початкові знання і зміцнивши нові навички. Я знайшла себе, я стала незамінною людиною, я заслужила повагу колективу та начальника. Воно того варте, правда.
Поділитися в соц мережах:
Схожі
