Як написати лист-прохання, щоб одержувач не відмовив
Зразок такого документа може знадобитися як приватному підприємцю, так і великої організації. Наприклад, коли є дефіцит ресурсів і потрібно залучити їх з боку. Або виникла ідея реалізації перспективного проекту, для якого необхідні інвестиції. А можливо, склалися непередбачені обставини, які вимагають додаткових фінансових вкладень або консультацій ... Не важливо, з якою метою, але від того, наскільки грамотно воно оформлено, залежить чи буде відповідь одержувача позитивним.
стандартна структура
Звернення по допомогу - не той випадок, коли можна давати волю фантазії і творчості, використовуючи вільну форму звернення.
- Оптимально дотримуватися офіційно-діловий тон. Доречні ввічливі слова («Спасибі», «будь ласка», «дозвольте»).
- Текст повинен бути логічним і структурованим.
- Краще складати на фірмовому бланку, із зазначенням реквізитів і логотипу компанії - це виглядає презентабельно.
- Починати слід з звернення до адресата. Оптимально, якщо воно персональне, зазначений конкретна людина. У діловому листуванні кращі ім`я-по батькові або формат «пан Петров». Не завадить і слово «шановний» на початку. Якщо адресовано не однієї персони, а колективу, звернення все одно потрібно максимально персоналізувати - наприклад, «шановні партнери».
- Якщо можна підібрати відповідний нагоди ненав`язливий комплімент, доречно використовувати і його. Наприклад, зазначити, що для вас є цінним думку адресата як експерта в своїй галузі і його допомогу, або ви вдячні за підтримку, надану в минулому. Тільки дуже важливо не скотитися на некрасиву лестощі - це навряд чи підвищить шанси на позитивну відповідь.
- Потім слід суть прохання - якими правилами повинна відповідати основна частина, ми детально розповімо далі.
- Завершувати необхідно зазначенням дати і підпису уповноваженої особи.
максимум конкретики
Гроші люблять точність. І люди, які їх заробляють і в перспективі можуть допомогти фінансово вашому проекту, - теж. Ідеальний приклад містить максимальну кількість перевірених даних, точних показників.
Це свідчить про серйозний підхід до справи, вселяє довіру і робить задачу більш матеріальної, вимірної, дозволяє зрозуміти, що саме потрібно і наскільки можливо виконати прохання.
Хто поділиться грошима або іншими ресурсами, прочитавши запит про фінансову допомогу у великому розмірі, кредиті на тривалий термін, перспективі розділу високих відсотків від прибутку через пару років? Хіба що гуморист або філантроп. У бізнесі таких не надто багато. А ось якщо вказані точні суми і терміни, очікування зрозумілі, позитивну відповідь більш імовірний.
вагомі аргументи
Для цього знадобляться переконливі аргументи. Шукати і складати їх необхідно, спираючись на стандартні правила аргументації, серед яких:
- Однозначність - теза повинна бути таким, щоб його зміст був зрозумілий, виключається двозначність;
- чіткість і ясність;
- істинність.
Нічого зайвого
Включати слід тільки ті факти і обставини, які відносяться до справи. Не потрібні зайві деталі, ліричні відступи, душевні, навіть дуже зворушливі переживання. Це примушує людину витрачати час даремно, і зменшує шанси на те, що, наприклад, жадана сума все-таки буде переведена на рахунок.
Розмова на одній мові
Наприклад, якщо за допомогою до банку звертається рекламне агентство, не потрібно оперувати сленгом і професійними термінами, які не ясні представникам банківської сфери. Краще підбирати слова, звичні в фінансовому секторі - це істотно збільшує ймовірність взаєморозуміння, а значить і успіху.
Чесність - найкраща виверт
Описуючи ситуацію, що склалася, через яку потрібна допомога, краще, спиратися на щирість і реальні факти, які не применшувати, але і не перебільшувати серйозність ситуації. Якщо не по морально-етичних міркувань, то хоча б тому, що все викладене в листі зазвичай легко перевірити. Діловий світ теж дуже тісний.
взаємна вигода
У діловій сфері за «просто так» або за «красиві очі» гроші даються рідко.
Якщо це не грошовий борг, який повернеться через деякий час з відсотками, або частка в бізнесі, потрібно вказати інші вигоди. Це може бути що завгодно - наприклад:
- Знижки на продукцію;
- консультативна підтримка;
- безкоштовні послуги;
- статус спонсора;
- внесок в імідж соціально відповідальної компанії та ін.
грамотність
У будь-якому документі ключове значення має його зміст. Але не можна забувати і про форму. Безліч граматичних помилок псує ефект. Для перевірки орфографії і пунктуації існує безліч онлайн-сервісів.
Надія на продовження розмови
Бажано дати одержувачу розуміння того, що прохач сподівається на продовження спілкування вже особисто і готовий організувати зустріч для обговорення деталей.
приклад
З огляду на викладене вище, текст може бути приблизно таким.
Шановний Миколо Миколайовичу!
Мережа фітнес-центрів «Здорове тіло», власником якої Ви є, вже багато років займає лідерські позиції в спортивно-оздоровчому секторі нашого міста. У зв`язку з цим, плануючи новий проект, наше видавництво прийняло рішення звернутися саме до Вас.
Наша редакція розробляє новий журнал, перший номер якого вийде у світ у вересні 2016 року. Мета даного видання - популяризація здорового способу життя серед різних вікових категорій населення міста. Необхідний для реалізації проекту бюджету сформований на 80%. Щоб заповнити відсутні 20%, звертаємося до вас з пропозицією виступити в ролі спонсора даного проекту.
А саме - виділити бюджет в розмірі 1 тисячі доларів, який дозволить видавництву покрити витрати на послуги друкарні для друку першого тиражу в 1000 екземплярів.
У свою чергу видавництво пропонує можливість безкоштовно розмістити рекламу Ваших фітнес-центрів на обкладинці журналу - відзначимо, що такий вид реклами вважається високоефективним.
Щиро дякуємо за увагу і сподіваємося на можливість обговорити деталі даної пропозиції при особистій зустрічі. Зв`язатися з нами можна за телефонами 111-11-11.
З повагою, колектив видавництва «Здоровий дух».
Як закінчити ділове лист висновок
Візовий збір-прохання - ефективний інструмент залучення необхідних ресурсів. Але спрацювати воно може лише в разі, якщо скласти його грамотно і вдумливо. Прохання має бути аргументованою, особистої, конкретної, мати на увазі взаємну вигоду, описувати реальний стан речей. Ці прості правила істотно збільшують шанси на успіх.
