Етикет ділового спілкування

Починає свою кар`єру в офісі недостатньо володіти навичками офісного етикету. Важливу складову в вашому просуванні гратимуть зустрічі, переговори, інші офіційні заходи, правильна поведінка на яких стане запорукою успіху.
Розглядаючи етикет ділового спілкування, торкнемося основних пунктів. Природно, будуть викладені далеко не всі тонкощі, лише основні моменти, незнання яких може перекреслити ваш успіх вже на найперших хвилинах зустрічі.
Не варто говорити про те, що на ділові зустрічі не прийнято спізнюватися. До прийому гостей теж слід підготуватися заздалегідь. Перед зустріччю ретельно опрацювати план переговорів, обговоріть його з колегами, оскільки успіх ділових переговорів - успіх всієї компанії. З особливою гостротою поставтеся до зовнішнього вигляду. Перед зустріччю зберіть якомога більше інформації про компанії, з якої намічена зустріч, продумайте всі питання, які хотіли б задати.

«Протокол перших секунд»

В дане поняття входить: привітання, представлення, звернення і рукостискання.
Привітання, представлення. Якщо учасники зустрічі ще не знайомі, слід представитися. Першим за правилами представляється керівник приймаючої сторони, потім глава серед гостей. Після цього вони надають одна одній інших співробітників. У разі численності прибула делегації уникають поіменного уявлення, замінивши його на списки учасників, в яких вказані всі учасники зустрічі (по імені і посади):

• молодшого завжди представляють старшому (як було вказано в статті про етикет в офісі). Але в разі ділової зустрічі стать не грає ролі-
• якщо вам раніше вже доводилося зустрічатися з партнером по переговорах, не слід вітання та подання міняти на «Ви мене пам`ятаєте» або «Ми з вами вже зустрічалися». Просто увійдіть в ще раз-
• якщо хтось не назвав вам свого імені, можна сміливо його про це запитати. Але не питайте повторно. Намагайтеся запам`ятовувати імена відразу і правильно, щоб не потрапити в незручну ситуацію.

Рукостискання - одна з найдавніших форм вітання і прощання. Також його використовують в знак укладення угоди:

• рукостискання слід відразу за словами вітання. Не слід йти з простягнутою рукою через весь кабінет-
• якщо вас представляють іншій людині, першим простягнути руку повинен он-
• рукостискання здійснюють правою рукою. У разі, якщо вона зайнята, можна подати ліву, попередньо ізвінівшісь-
• між молодшим і старшим за віком або положенню ініціатива рукостискання повинна виходити від старшего-
• жінці віддається право вирішити, подавати руку чи ні. Етикет наказує їй першій подавати руку для пріветствія-
• якщо, підійшовши до групи, ви потисли один одному руки з одним із членів, слід те ж саме зробити з усіма. Якщо група численна - можна обмежитися усним пріветствіем-
• якщо простягнуту для рукостискання руку залишити висіти в повітрі - це розцінюється як образа.

Знайомство в ділових колах широко використовує візитні картки. Їх оформлення повинно слідувати нормам етикету: добре читається шрифт, ім`я, прізвище, посада власника картки, найменування фірми, контактні дані. Сучасні візитки часто бувають двосторонніми з дублюванням даних на іноземній мові, але це не відповідає прийнятим етикетних нормам. Тому правильніше замовляти дві різні візитки на різних мовах:

• молодший за віком передає візитку старшому-
• чоловік першим вручає візитку жінці-
• вкрай непристойно подавати візитку з виправленими (закреслені) даними. При внесенні змін слід замовити нові візіткі-
• допустимо використання візитки для заочного знайомства. При цьому картку відправляють загнутої з лівого кута. За правилами хорошого тону у відповідь теж повинна послідувати візитка.

Звернення. Дуже важливо правильно звертатися до партнерів. Звернення до людини без називання імені погано позначиться на вашій репутації:
На ділових зустрічах присутні не тільки нові для вас люди, але і колеги, з якими у вас склалися теплі дружні стосунки. За правилами етикету під час ділової зустрічі неприпустима фамільярність. Слід перейти на «Ви» з усіма учасниками переговорів. Чи називати при цьому людини по імені-по батькові або тільки по імені - залежить від ситуації:

• якщо мова зайшла про кого-то, не прийнято говорити в третій особі «він», «вона»: «Микола Олексійович запропонував ...», «Анна Віталіївна розробила ...» -
• під час переговорів не перебивайте співрозмовника, дайте йому висловитися повністю-
• контролюйте свої емоції. Якою б не була тема спілкування - не варто забувати, що це ділове спілкування, яке передбачає лише наявність холодного розрахунку і ніяких емоцій-
• стежте за гучністю своїй промові. Не слід говорити занадто голосно або майже пошепки, говорите чітко, виразно. Слідкуйте за словами-паразитами і зайвими звуками між словами (наприклад, «еее», «ааа», «ну, як би» і ін.).

Етикет мережевого спілкування, ділової електронної та паперової переписки

У сучасному діловому світі листування і спілкування в інтернет-мережі, часом, займає більше місця, ніж особисте спілкування. І обумовлено це безліччю причин. Основним позитивним моментом є економія часу і відстаней. Незважаючи на те, що такий спосіб спілкування порівняно молодий, він вже міцно укорінився в бізнес-середовищі і має свої норми і правила, які слід знати починаючому кар`єристові.

• електронного листа: візьміть за правило писати в рядку «Тема» хоча б пару слів. Будь-які повідомлення починається з привітання і закінчується прощанням. Ділова листування не передбачає використання широкого спектру шрифтів і колірного оформлення, так само як і смайликів і ін. Засобів вираження емоцій. Лист розбивайте на абзаци, зберігаючи тим самим послідовність викладу. Читачам МіpCoветов слід пам`ятати, що в листі необхідно зберігати текст листа, на яке відповідаєте. Підпис в кінці листа повинна містити не тільки ваше ім`я, а й посаду, контакти. За правилами етикету на діловий лист слід відповідати протягом 2 діб. Якщо відповідь пишіть пізніше - обов`язково вибачитеся і вкажіть об`єктивну причину мовчання. Якщо відповіді не надійшло через тиждень - це розцінюється як відмова від продовження спілкування-
• крім електронного листування, широко використовують Skype, ICQ і ін. Вказівка на даний вид зв`язку може бути в контактах електронного листа. При такому спілкуванні опускаються довгі офіційні вітання, прощання та ін. Також немає суворої пунктуації. Але грамотності мови ніхто не відміняв. Перехід повністю не інтернет-сленг недоречний. Як недоречно і звернення на «ти» без обопільної згоди. Відповідь «ok» на повідомлення розцінюється, як вимушена згода, т. Е. Співрозмовнику не дуже зручно зараз говорити. Тому поверніться до спілкування пізніше-
• крім інтернет-спілкування донині широко використовується звичайна листування з використанням паперу і конвертів. Залежно від теми такі листи пишуть на звичайному папері або на фірмовому бланку організації. Друге використовувати без потреби не слід. Як і в електронному листі, обов`язково вітання, сам текст листа, прощання підпис із зазначенням імені, посади і контактів укладача листа. Деякі листи вимагають друку компанії. Листи на фірмовому бланку у пресі не потребують. На відміну від електронного листування у такого листа немає графи «Тема», тому обов`язково наявність в так званій шапці листа найменування адресата. Більш детально дану тему вивчає секретар компанії, тому починаючому фахівцеві досить скласти текст листа, а його оформленням займеться уповноважений на це співробітник.

Відео: Курси "Лекції по навичкам ділового спілкування" (АУДІОКНИГА ОНЛАЙН) Слухати

Етикет телефонних переговорів

Під час телефонного спілкування найголовнішу роль відіграє ваша мова. Співрозмовник не бачить вас, тільки чує. Тому стежте за гучністю мови, за швидкістю, виразністю. Дотримуйтесь наступних правил:

• відповідати на дзвінки потрібно не пізніше 3 гудка. Якщо телефонуйте самі - класти трубку слід не раніше 4-5 гудка-
• обов`язково вітання. Перед тим, як почати розмову, довідаєтеся, чи зручно співрозмовнику зараз спілкуватися. Якщо немає - запитаєте, коли можна повторити звонок-
• закінчує розмову або передзвонює в разі переривання дзвінка ініціатор-
• якщо ви телефонуєте кому-небудь через третю особу (наприклад, через секретаря), обов`язково увійдіть в, назвіть від якої фірми ви дзвоните і коротко повідомте тему майбутнього разговора-
• якщо ви самі є третьою особою і вас просять з`єднати з будь-ким - поцікавтеся метою разговора-
• ніколи не використовуйте відповідь «дзвоню в особистій справі». Запам`ятайте - особисті справи вирішуються поза робочим часом і поза офіса-
• якщо ви обіцяли передзвонити, обов`язково зробіть це-
• стежте за тоном свого голосу. Співрозмовнику нема чого знати, що ви втомилися або раздражени-
• якщо ви використовуєте смс-спілкування, пам`ятайте, що воно розраховане на певну кількість знаків: коротко і ясно викладайте суть, не обтяжуючи собеседніка-
• ніколи не жуйте під час розмови. Це показує ваше зневажливе ставлення до собеседніку-
• як і при особистій зустрічі, давайте співрозмовнику можливість завершити свою промову, не перебивайте його-
• не розмовляйте з іншими під час телефонних переговорів. Ваш співрозмовник може відчути брак уваги до себе-
• якщо зв`язок поганої якості і заважає розумінню мови, правильним буде пропозиція продовжити розмову трохи пізніше. В цьому випадку ініціатором завершення дзвінка може бути будь-яка зі сторін.

Відео: Діловий етикет. Культура спілкування

Правила бізнес-зустрічі, що проходить під час обіду / бізнес-ланчу

Ділова зустріч під час обіду - хороший спосіб створити невимушену обстановку, що дозволить налаштувати співрозмовника на потрібну хвилю. Для проведення такої зустрічі використовують ресторани, але можна запрошувати партнерів в офіс. Показником поваги до співрозмовника буде призначення зустрічі в ресторані неподалік від його офісу:

• столик замовляє ініціатор зустрічі. Заздалегідь варто дізнатися про смаки та вподобання учасників обіду. Якщо їх ви не знаєте, то поцікавтеся меню ресторану, чи достатньо хороший вибір як м`ясних, так і овочевих страв-
• звертаю увагу читачів Donlcc, що столик замовляється в некурящих залі навіть в тому випадку, якщо учасники зустрічі курят-
• ініціатор зустрічі повинен прийти в ресторан на 10-15 хвилин раніше-
• при виборі страв не варто замовляти ті, назви яких і способи вживання ви не знаєте. Обмежтеся знайомими стравами, які не поставлять вас в незручне становище.

Якщо зустріч відбувається в офісі, то для цього підійде конференц-зал або переговорна кімната. Обслуговувати такий обід повинен спеціально замовлений персонал, а не інші співробітники офісу!
Який би невимушеній обстановка не була, не забувайте про правила пристойності за столом:

• вилка - в лівій руці, ніж - в правой-
• під час паузи в трапезі складіть вилку і ніж хрест-накрест-
• якщо вилка і ніж складені паралельно один одному - ви закінчили є-
• паперовою серветкою губи не витирають, їх потрібно тільки промокнути.
• якщо використовуєте тканинну серветку - покладіть її на коліна, але не заправляйте за воріт! -
• для користування зубочисткою слід піти до вбиральні.

Крім того, що потрібно ретельно підійти до питання поданих страв, слід не забувати, що головною метою обіду буде ділова розмова. Починати слід з загальних фраз, плавно переходячи до суті питання. Діловий обід - неформальна зустріч, тому тут будуть доречні жарти, зачіпання абстрактних тем. Але все це, як і раніше не дає права переходу на особистості, як у зверненнях, так і в темах розмов. Будьте коректними та уважними у всьому.

Етикет ділової сфери дуже багатогранний, і осягнути його відразу весь неможливо. Але до цього потрібно прагнути. Не варто забувати, що ваша культура і дотримання норм і правил поведінки будуть відігравати першорядну роль у вашому просуванні по кар`єрних сходах. Адже, крім того, що ви подає великі надії фахівець, ви ще й обличчя компанії, з яким компанія постає в очах партнерів. Тому вчіться думати про себе не як про окрему особистість в стінах офісу, а як про частину всього колективу.

Поділитися в соц мережах: