Питання про управління часом на державному рівні виник і почав серйозно вивчатися в Росії ще в 20-і роки минулого століття. Пропонувалися різні теорії і методики підвищення ефективності діяльності, в тому числі і шляхом організації особистої ефективності кожного окремо взятої людини.

У 70-х роках ХХ століття впроваджувалася ідея про те, що система управління особистим часом повинна базуватися на ефективному мисленні особистості, яке необхідно розвивати. Тільки в 2007 році в одному з московських університетів з`явилася кафедра тайм-менеджменту.

З одного боку, час - це ресурс не безмежний, тому не дивно, що часто нам його не вистачає. Але, з іншого боку, для кожного в добі кількість часу однаково. Так чому ж при однакових затратах одним вдається встигнути набагато більше, ніж іншим, і за підсумком отримати більш високий результат? Вся справа не в кількості годин, а в ефективності їх використання.

Багато помиляються, вважаючи, що тайм-менеджмент необхідний лише керівникам на роботі і людям, які патологічно нічого не встигають. Насправді, мистецтво управляти своїм часом повинен осягнути кожен для того, щоб бути успішним не тільки в трудовій діяльності, але і в житті.

Завдання тайм-менеджменту - не в тому, щоб загнати вас в якісь рамки. Навпаки, планування дозволяє розширити ці рамки, оскільки ви самі не помічаєте, скільки часу при правильному його витраті може звільнитися. Щоб освоїти науку тайм-менеджменту, кому-то знадобиться кілька тижнів, а кому-то і місяці.

Все залежить від декількох факторів:

• Сила волі. Без цієї риси характеру в принципі важко досягти будь-яких результатів. Тому, якщо з першого разу щось не вийшло, не потрібно опускати руки. Необхідно розібратися, чому не вийшло, і зробити знову.
• Колишні навички планування. Якщо людина вміє планувати якісь свої дії, наприклад, покупки, відпочинок, проведення заходів, то йому повинні бути знайомі основні принципи планування. В цьому випадку навчитися керувати часом для нього буде простіше, ніж для того, хто все життя живе експромтом. Тим не менше, немає нічого неможливого і для другої категорії людей, просто це може зайняти трохи більше часу.
• підтримка. Як часто людина робить щось за компанію: починає або кидає курити, ходить в спортзал, відвідує будь-які заходи. Мати підтримку з боку близьких людей - це дуже важливо. Тому, якщо всім колективом або всією сім`єю прийняти рішення осягнути мистецтво управління часом, то результат буде досягнутий набагато швидше.

Табу при плануванні свого часу

Перед тим як навчитися управляти своїм часом, необхідно проаналізувати, на що йде 24 години. Розписавши хоча б один свій день по годинах і хвилинах, можна помітити, що більша частина дорогоцінного ресурсу йде марно.

Розглянемо основні табу в тайм-менеджменті:

1. тривалий сон. Тут вже нікуди не дінешся - спати необхідно, щоб були сили ефективно проводити решту часу. Здоровий сон становить 8 годин. А ось спати до обіду - це нерозумне розпорядження часом.
2. Телефонні розмови. Телефон як економить, так і відбирає ваш час. З одного боку, отримати або передати інформацію можна швидше. Але, з іншого боку, порожні розмови відбирають часом більшу частину дня.
3. Перегляд телевізора і комп`ютерні ігри. Відпочивати, безумовно, потрібно, і кожен по-своєму розуміє значення цього слова. Але перегляд чергового серіалу або нова «стрілялка» не зможуть ні зарядити новими силами, ні принести користі.
4. Шкідливі звички. У людей, що мають шкідливі звички на кшталт куріння, багато часу протягом дня займають перекури. Здавалося б, випити чашечку кави або покурити - це справа 2-3 хвилин, але з цих хвилин і складається наш день.

Кожен може знайти в своєму розпорядку ще кілька пунктів, куди ж він витрачає свій час, і постаратися прибрати їх зі свого життя або хоча б скоротити. Чим раніше людина це зрозуміє, тим швидше навчиться цінувати і грамотно витрачати свій час.

Особливості навчання керуванню часом

Існують різні методики, навчальні основам тайм-менеджменту. Багато тематичної інформації з даного питання можна знайти в інтернеті. Але краще, коли секретами з вами поділиться професіонал. Підвищений попит на вивчення цього питання створює пропозицію. І сьогодні в нашій країні великими тиражами друкується література і проводяться різноманітні тренінги з тайм-менеджменту.

Тренінг - це один з методів навчання, що дозволяє придбати необхідні знання, вміння та навички шляхом безпосередніх практичних занять. Величезним його перевагою є те, що той, якого навчають не просто сприймає будь-яку викладену інформацію, але і тут же може застосувати отримані знання на практиці. Є живе спілкування з тренером і з групою однодумців.

Незважаючи на те, що основні принципи вміння керувати часом однакові, тренінги можуть будуватися по-різному. Кожен тренер визначає для себе, яким чином йому буде легше передати свій досвід навченою аудиторії. В ході занять по тайм-менеджменту пропонується ряд правил або заходів, дотримання яких має допомогти розвинути здатність керувати часом.

Але потрібно розуміти, що сам по собі похід на тренінг, навіть якщо його проводить висококласний фахівець, без зусиль зі свого боку буде марним. Планувати, розділяти плани на важливі і не дуже, термінові і відстрочені - все це доведеться робити самостійно.

Ще одним більш доступним способом отримати інформацію про те, як управляти життям і часом, вважається спеціалізована література. На цю тему написано чимало книг як зарубіжними, так і вітчизняними авторами. Багато з них є провідними тренерами, тому можна ознайомитися з матеріалом і перед відвідуванням відповідного тренінгу. Перевагою книги перед тренінговим заняттям виступає більш низька ціна, можливість читати її в зручний час і перечитувати, робити позначки.

Популярними в 2016 році книгами, які розповідають, як ефективно управляти часом, є:

• «Максимальна концентрація». Автор Люсі Джо Палладіно;
• «Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім». Автор Нейл Фіоре;
• «Муза і чудовисько». Автор Яна Франк;
• «Есенціалізм». Автор Грег МакКеон;
• «Як привести справи в порядок». Автор Девід Аллен;
• «Тайм-драйв». Автор Гліб Архангельський;
• «365 днів творчої людини. Щоденник ». Автор Яна Франк;
• "Гарний рік. Тижневик маркетера ». Автор Ігор Манн;
• «Як працювати 4 години на тиждень». Автор Тім Ферріс;
• «Мистецтво встигати». Автор Алан Лакейн.

Основні правила ефективного управління часом

Якщо людина зробила перший крок, побачив проблему неправильного планування свого часу і хоче найближчим часом розв`язати цю проблему, то необхідно осягнути деякі секрети тайм-менеджменту. Наведені нижче правила підкажуть, як правильно керувати часом.

Виняток «справ-паразитів»

Завдання полягає в тому, щоб проаналізувати свій день, розписавши його якомога докладніше. Записувати необхідно не тільки корисні справи, які були виконані. Сюди ж слід включати і відпочинок, і спілкування, і інші заняття. Тепер потрібно відзначити ті пункти, які могли б заощадити час без будь-якої шкоди. Це і є «справи-паразити», які крадуть безцінні хвилини.

Щоб виключити всі непотрібні заняття, необхідно проаналізувати не один свій день, але результат не змусить себе довго чекати. Витративши тиждень на складання списку своїх справ, в майбутньому можна заощадити набагато більше часу, виключивши зайве зі свого розкладу.

планування графіка

Виключивши зі свого графіка «справи-паразити», можна приступити до раціонального планування часу. Успішні люди постійно планують свій час, таким чином, збільшуючи продуктивність своєї діяльності.

Планування має здійснюватися не в голові, а на папері. Не важливо, буде це щоденник в шкіряній палітурці або звичайний листок паперу. Записувати справи необхідно в порядку їх важливості. Якщо протягом дня виникає нова задача, її також слід вписати в свій план з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованим. Виконані справи варто викреслювати зі списку. Це додає сил і стимулює до плідної діяльності.

Планування має відбуватися від більшого до меншого. Від планів на рік плавно переходите до планів на кожен день. Для кожного завдання повинні бути встановлені конкретні терміни.

На тренінгах по тайм-менеджменту тренери часто рекомендують намалювати дерево як втілення основної великої мети. Гілки, що відходять від нього, - це дрібні завдання, які необхідно вирішити на шляху її досягнення. Кожна гілка може відгалужується безліч разів до тих пір, поки завдань не поділяться на дрібні, чіткі і зрозумілі. Безумовно, малювати дерева при плануванні на кожен день не обов`язково, але візуалізувати свій план варто.



У тайм-менеджменті існує правило 10/90. Воно формулюється так: 10% часу, який ви витратите на планування завдання, допоможе заощадити 90% часу при її виконанні.

Виховання сили волі

Мало навчитися правильно планувати свій час. Необхідно слідувати наміченим планом. Але частенько буває, що вранці ви встали з хворою головою і не захотіли зробити зарядку- прийшли з роботи втомленим і не пішли на курси- по телевізору йде ваш улюблений фільм, і ви перенесли зустріч. Організація свого дня починається з організації самого себе.

Якщо на перших порах важко пожертвувати переглядом улюбленої передачі, її можна подивитися, поставивши телевізор на кухні і займаючись в цей час приготуванням обіду. Якщо вранці під дощем, що мрячить не хочеться робити заплановану пробіжку, можна взяти з собою музичний плеєр, і настрій підніметься. Не потрібно відмовлятися від намічених справ, варто шукати компроміс і виконувати їх із задоволенням.

розстановка пріоритетів

Найскладніше в мистецтві управління своїм часом - правильно розставити пріоритети, виділивши головну мету і другорядні. Це дозволяє правильно розставити завдання в списку.

Визначивши головні завдання, необхідно проаналізувати, які наслідки настануть у разі виконання або невиконання їх у термін. Якщо правильно виділити головне, то можна побачити, що порушення термінів виконання головного завдання матиме серйозні наслідки.

Найважливіші і складні справи краще робити вранці. У ці години мозок - відпочив, свідомість - ясна, увагу - максимально сконцентровано. Бувають ситуації, коли на виконання завдання планується менше часу, ніж виходить витратити насправді з незалежних від людини причин. Тому якщо запланувати важливі справи на другу половину дня, їх можна не встигнути зробити, в результаті чого настануть серйозні наслідки.

Можна все справи умовно розбити на чотири групи: термінові і важние- важливі, але не срочние- термінові, але не важние- не термінові і не дуже важливі. Вносити справи в свій щоденник рекомендується в наступному порядку:

1. важливі і срочние-
2. термінові, але менш важние-
3. важливі, але не срочние-
4. всі решта.

Відповідно до одного з правил тайм-менеджменту (правило Парето 20/80), правильна розстановка пріоритетів дозволяє заощадити до 80% ресурсів. Воно формулюється так: 20% діяльності, витраченої на виконання головних завдань, приносять 80% результатівності- в свою чергу 80% діяльності, витраченої на виконання малозначущих завдань, принесуть лише 20% результату. Це ще раз говорить про те, що необхідно вміти виділяти важливе і відкидати непотрібне.

Визначення термінів роботи

Щоб розвивати в собі здатність керувати часом, необхідно встановлювати чіткі терміни для кожної справи. В іншому випадку воно може відкладатися до нескінченності. Маючи ж конкретний термін виконання завдання, людина прагне до того, щоб встигнути.

Про це свідчить підвищення продуктивності студентів за день до сесії, даний приклад часто наводиться під час тренінгових занять. Іноді корисно встановлювати подібні дедлайни самостійно, щоб максимально сконцентруватися на виконанні завдання, мобілізувати весь свій потенціал.

Зловживати експериментами з дедлайнами не варто. Це може привести до перенапруження, занепаду сил і інших негативних наслідків. У свою чергу, виконання роботи по мірі її надходження допоможе заощадити не тільки час, але і сили. Якщо все дрібні труднощі, що виникають на шляху до основної мети, вирішувати по мірі їх надходження, то вони не встигають перетворитися в сніжний ком нерозв`язних проблем.

Якщо всі поставлені завдання виконані, але сили і час дозволяють впоратися з додатковим завданням, то відкладати його немає необхідності. Зробивши сьогодні завдання, заплановане на завтра, людина буде впевнена в тому, що встигне виконати всі заплановані на наступний день заходу.

Не варто відкладати і завершення справ, розпочатих сьогодні і не закінчених у встановлений для себе термін. Будь-яке завдання вирішується швидше, поки ти на ній сконцентрований. Відклавши завершення роботи на завтра, людина змушує себе знову налаштуватися і зосередитися на ній, а це вимагає великих витрат часу.

Делегування і автоматизація

Не потрібно боятися допомоги. Більш того, якщо є можливість доручити виконання будь-яких завдань іншій людині, нею обов`язково необхідно скористатися. Не завжди хороший результат може бути досягнутий тільки своїми силами.

Вигідніше один раз витратити час на навчання іншої людини певної справи, ніж постійно виконувати його самостійно. Особливо якщо воно не входить в розряд основних. Таким чином, час, що звільнився можна витратити на більш важливі завдання.

Не менш важливу роль в процесі ефективного управління часом грає автоматизація певних процесів: автоматичне сортування поштових повідомлень, автоматичне вчинення регулярних платежів і так далі. Все, що може працювати без вашої участі, додатково економить час.

повноцінний відпочинок

Планувати необхідно не тільки свій робочий час, а й відпочинок. Більш того, багато фахівців рекомендують саме з цього пункту починати заповнювати свій щоденник. Без повноцінного відпочинку людина не може продуктивно працювати, тому про цю складову успіху забувати не можна.

Деякі люди в прагненні встигнути якомога більше свідомо відмовляють собі у всіх задоволеннях, намагаючись щохвилини витратити на справу. В результаті продуктивність праці падає, оскільки втомлена людина не може концентрувати увагу і приймати швидкі і мудрі рішення.

Відпочинок повинен бути повноцінним. Проводячи час з сім`єю або друзями, потрібно насолоджуватися спілкуванням, а не продумувати в голові нові бізнес-схеми або план зустрічі з партнером. І справі це не допоможе, і невдоволення близьких людей спровокує.

Як керувати часом - дивіться на відео:


Уміння управляти своїм часом дозволяє людині бути успішним і щасливим. Тому осягнути дане мистецтво буде не зайвим не тільки керівнику, а й домогосподарці. У різних джерелах можна нарахувати різну кількість способів, прийомів і правил ефективного тайм-менеджменту, але всі вони зводяться до одних і тих же принципах: грамотне планування і розстановка пріоритетів. Освоївши ази цієї науки, кожен зможе сформулювати свої правила, як управляти життям і часом.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!